Na een succesvolle start van het seizoen met de Trail Run in Wijchen en de Mud Edition in het Duitse Furstenau, maakt het team van Strong Viking zich op voor de eerste Strong Viking Trail Run in Belgie. Met ruim 1800 inschrijvingen is deze editie in één klap de grootste trailrun van Nederland en België. Eventmanager Djon en zijn bouwteam zijn op maandag begonnen met de opbouw en inmiddels bijna klaar om los te gaan: ”Het Parcours staat klaar en we zijn nu bezig om de laatste puntjes op de spreekwoordelijke i te zetten. Het hout hoeft alleen nog naar de vuurkorven gebracht te worden en morgen lopen onze sector commandanten het Parcours nog een keer na. Kortom: We hebben er zin in!”

Ook de rest van het Strong Viking personeel staat op het punt om naar Balen, België af te reizen. Iedereen is namelijk altijd de dag voor het evenement aanwezig om zijn/haar werkzaamheden op locatie verder voor te bereiden. De laatste deelnemerslijsten worden gedownload, de geheugenkaarten voor de fotografen worden veilig opgeborgen in de cameratas en de route richting België wordt ingevoerd in de navigatie. Klaar om te gaan!

.

“Voordat jullie gaan, er is om 15:00 een persconferentie ingelast over het corona Virus. Er zijn nieuwe maatregelen” klinkt het over de gang van het Strong Viking HQ. Oei.. We waren als organisator van grootschalige evenementen natuurlijk op de hoogte van de ontwikkelingen rondom het Covid-19 virus, maar tot vandaag hadden de maatregelen slechts betrekking op de Provincie Brabant. Strong Viking is dan wel gevestigd in het Brabantse Cuijk, maar onze Nederlandse evenementen vinden plaats in Gelderland en Noord- Holland. Ook de Belgische regering was tot nu toe nog niet met zorgwekkende maatregelen gekomen en dus was er nog geen reden om aan de doorgang van onze evenementen te hoeven twijfelen. Tot nu.

Kijkend naar de Livestream van de NOS wachten we gespannen op de binnenkomst van de Premier en zijn team. Via de telefoon zijn we in contact met Djon, de eventmanager in België, waar gelijktijdig ook extra maatregelen worden aangekondigd. De stemming is ietwat nerveus. Dit zou het grootste Strong Viking seizoen tot nu toe worden, waarbij we verdeeld over 25 edities, maar liefst 100.000 Vikings onze Walhalla Steps wilden laten beklimmen. Eventuele maatregelen zouden wel eens roet in het eten kunnen gooien. “Oh nee he, foute boel” klinkt het aan de andere kant van de lijn. Met weliswaar iets andere bewoording dan het hier geschreven staat. “België verbiedt alle evenementen met meer dan 100 bezoekers” stelt Djon. Wat nu? Tijd om verder te praten is er niet, want de Gemeente Balen hangt al aan de telefoon. Inmiddels is ook de persconferentie in Nederland begonnen. Wanneer de Minister begint aan het lijstje met landelijke maatregelen wordt het muisstil. “ Evenementen, bijeenkomsten met meer dan 100 personen, worden in heel Nederland afgelast ” aldus de Minister voor Medische zorg & Sport. De woorden komen luid en duidelijk
binnen. Voordat de Minister klaar is met de rest van de maatregelen, stuiven collega’s op om hun roodgloeiende telefoons te beantwoorden. “Over 5 minuten overleg!” klinkt het uit het kantoor van de directie.

Vanaf dat moment gaat alles in een sneltreinvaart. De maatregelen hebben tot gevolg dat we zowel de aanstaande Trail Run in België als de Mud en Family Edition in Nijmegen af moeten lassen. Móeten aflassen, zo voelt het zeker. De parcoursen waren ingetekend, de nieuwe obstakels klaar om opgebouwd te worden en de ticketverkoop was beter dan ooit. Kortom, we’ve got a problem.

Waar begin je met de communicatie? De deelnemers moeten in ieder geval zo snel en goed mogelijk worden ingelicht over de consequenties. Aan de marketingafdeling de taak om met een goed en duidelijk statement te komen richting onze deelnemers. Deze boodschap zal vervolgens moeten worden vertaald naar het Engels en Duits. Strong Viking heeft immers niet alleen Nederlands sprekende deelnemers. De teksten en deelnemerslijsten worden klaargezet in een mailingcampagne. Om 17:00 worden de mailings verstuurd.

Iedereen blijft op kantoor, er is nog een hoop werk te doen. De evenementen van Strong Viking bouwen we niet alleen. Hiervoor hebben we een tal van trouwe partners met wie we een nauwe samenwerking hebben, zoals tentenbouwers, fotografen en cateringservice. Dit betekent óók voor hen geen inkomsten en een hoop onzekerheid. Om 20:30 zit het hele team stilzwijgend een pizza naar binnen te werken. Let’s call it a day. En wat voor een..

In de daarop volgende weken volgen de maatregelen elkaar in een rap tempo op. Naast de Trail Run en de Mud/Family Edition in Nijmegen verdwijnen ook de Mud/ Family Edition in Gent, de Hills/Family Edition in Amsterdam én ten slotte ook de Water Editions van Frankfurt, Nijmegen en Karlsruhe van de Strong Viking kalender. Een onmiskenbare domper, want achter ieder van de 55.000 e-mailadressen aan wie het slechte nieuws moeten melden, schuilt een Viking in spe die met een brede glimlach onze Walhalla Steps trotseert. Maar het ongeloof heeft ook op het Strong Viking HQ plaats gemaakt voor begrip. Begrip voor de besluiten die door de overheid zijn genomen. Er spelen op dit moment in de hele wereld belangrijke en ingrijpende zaken. In 2019 hebben wij Vikings uit maar liefst 63(!) verschillende landen mogen verwelkomen. Ieder risico wat genomen wordt, is een risico te veel. Hoe graag wij onze deelnemende Vikings ook gezamenlijk Walhalla willen laten bereiken, gezondheid gaat boven alles. Altijd.

.

Het is alle hands aan dek op het Vikingschip. We proberen iedereen zo goed als we kunnen te compenseren en zo snel mogelijk te helpen bij vragen. Cynthia slooft zich wekelijks uit met de #VikingsAtHomeChallenges en de eerste ideeën voor een Strong Viking Editie op afstand staan op papier. De hartverwarmende reacties, begrip en steun van onze trouwe Vikings houden ons drijvend. Hoe stoer en afschrikwekkend Vikings soms ook lijken, hier gaat ook ons hart sneller van kloppen.

Let’s conquer this obstacle together.

Stay safe Vikings.

Oorah!