De vrijdagavond voor het evenement zijn we al ruim twee weken bezig met de opbouw van alle hindernissen en faciliteiten. Het grote moment is dan bijna daar. Het allerlaatste wat ik, eventmanager Nederland; Sam van den Brink, vrijdag doe voordat ik het terrein verlaat is het controleren van alle pakketten en documenten voor de sectorcommandanten. Elke sectorcommandant is verantwoordelijk voor een deel van het parcours met een groot aantal vrijwilligers. Zij krijgen op de dag van het event een pakket met portofoons, flyers, omschrijvingen en vrijwilligerslijsten voor hun gebied. Dit hebben zij nodig om de vrijwilligers op de juiste manier op te vangen en hun sector gereed te maken voor de eerste deelnemers.

De voornaamste reden dat ik op vrijdag vaak als laatste overblijf, is dat ik de dag van morgen nog even rustig kan doorlopen voor mezelf. Van de aankomst van de eerste collega tot het wegrijden van de laatste deelnemer. Als dat gedaan is drink ik nog een biertje in het hotel of thuis. De volgende ochtend gaat het namelijk echt beginnen…

Mijn wekker gaat om 6.00u, zo kan ik om 6.30u bij de Centrale Post (CP) zijn, een half uur voor de rest. Op dat moment heeft de nachtbeveiliging altijd al een bakje koffie voor ons klaar staan. Zelf drink ik liever thee, dus ik moet toch zelf nog even de waterkoker aanzetten voor een bakje Pickwick. Maar het gaat natuurlijk om het gebaar van deze nacht-toppers!

Om 6.30u ben ik niet alleen bij de trailer, de verbindelaar is er ook al vroeg bij. De verbindelaar is verantwoordelijk voor de uitgifte en inname van portofoons en alle toebehoren. Rond 6.50u komen de eerste collega’s zich melden om hun portofoon op te halen.

CP staat voor Centrale Post. De meeste van jullie hebben hem vast al eens gezien tijdens een van de evenementen: de grote Strong Viking Trailer. Deze trailer is ons basiskamp tijdens alle evenementen, naast het koffiezetapparaat en divers gereedschap bevindt zich hier ook een mobiel kantoor met alle kantoorbenodigdheden. Dit kantoor is tevens de locatie van de CP tijdens het evenement.

De CP is de plaats waar alle communicatie van alle portofoon kanalen binnenkomt. Alle communicatie tijdens een evenement verloopt via de portofoon, om het voor de collega’s in het veld overzichtelijk te houden communiceren we over dertien verschillende kanalen. In de CP worden de verschillende kanalen beluisterd en wordt alle communicatie geregistreerd in een log door de verbindelaar. De event manager is altijd in de buurt van de CP en maakt waar nodig besluiten. De verbindelaar is verantwoordelijk voor de communicatie, zodat de eventmanager vrij blijft voor telefoontjes en het te woord staan van personen die zich bij de trailer melden.

Twee herstelploegen gaan elk een deel van het parcours volledig narijden. Zij halen het rood-witte lint van de obstakels af, zetten alle hekken goed, controleren het lintwerk en voeren waar nodig direct reparaties uit. Zij zijn de allerlaatste die het parcours controleren voordat de eerste deelnemers van start gaan.

Op hetzelfde moment is de start-finish coördinator bezig om koffie en thee klaar te zetten voor de vrijwilligers die zich om 8.00u melden bij de crew tent. Daarnaast zorgt hij ervoor dat alle tenten op het start-finish terrein opengaan, de parasols uitgeklapt worden en dat er bij slecht weer verwarming en verlichting in de tenten aangaan. Hij is er verantwoordelijk voor dat het start-finish terrein klaar is voor de komst van de eerste deelnemers.

De vrijwilligers melden zich bij de crew tent, ze worden verwelkomd met een kopje koffie of thee en krijgen uitleg over wat zij die dag gaan doen. De allereerste vrijwilligers die aan de slag gaan zijn degenen in de startnummer tent. De eerste deelnemers staan vaak al om 8.00 op de stoep, dus de startnummer tent moet zo snel mogelijk open. Zodat deze deelnemers hun startnummer alvast kunnen ophalen.

Vrijwilligers op het parcours worden opgevangen door de sectorcommandant van de sector waar zij die dag staan. De vrijwilligers worden geïnstrueerd en uitgereden naar hun positie. Gemiddeld moeten er voor 9.00u maar liefst 100 vrijwilligers verspreid worden over het parcours en het start-finish gebied. We zijn blij dat we iedere editie weer op deze toppers kunnen rekenen, zonder onze fanatieke vrijwilligers is het voor ons onmogelijk om deze evenementen te organiseren! Bij deze een grote shout-out naar hen!

De start-finish coördinator meldt rond 8.30u wanneer een tent gereed is om open te gaan. Grote hindernissen, zoals de Fjord Drop en Flying Ragnar, worden ook aangemeld wanneer het obstakel operationeel is. Als laatste melden de sectorcommandanten dat alle vrijwilligers op positie staan. In de CP zien we op dat moment alleen de vier muren van ons communicatiecentrum, we hebben geen zicht op de buitenwereld. Wij zijn “blind” en dus afhankelijk van de communicatie via de portofoon, je kan jezelf misschien wel een beetje inbeelden hoe vreemd dit gevoel moet zijn.

Hét moment waar je als eventmanager met je hele team maanden naartoe werkt. De vergunning is aangevraagd, het parcours is bedacht en opgebouwd, de lintjes zijn gespannen en de sproeiers van de Fjord Drop staan aan. Kortom: GAME ON!



Hoe het verder gaat zodra de eerste loper van start gaat lees je binnenkort in het volgende blog…