Een event dag bij Strong Viking - deel 2

Het is zover, het moment waar we maanden naartoe hebben gewerkt. De eerste “Oorah” van Cynthia galmt over het start/finishterrein en de eerste groep deelnemers zijn van start gegaan om het parcours te trotseren. Voor mij (Sam) in de CP een belangrijke test: klopt het parcours? Zit al het lint goed? Draaien alle hindernissen goed? Hebben we aan de hamers gedacht bij de Hammer Banger? Staat de stroom aan bij de Thor’s Lightning? Allemaal gedachten die de komende twee uur door mijn hoofd gaan spoken.

Zodra de eerste deelnemer van start gaat, staat ook de parcours coördinator klaar om deze persoon te volgen. Dit is de enige manier om er 100% zeker van de zijn dat alles op het parcours goedstaat. Deze rol wordt altijd vervuld door twee personen, simpelweg omdat sommige stukken niet met een voertuig te berijden zijn. Soms moet iemand van de organisatie letterlijk een stuk mee rennen om het gehele parcours visueel te kunnen controleren. Vooral leuk bij de OCR Series, dan hoor je van tijd tot tijd veel gehijg door de portofoon, dan weet je dat het tempo er weer goed inzit bij de atleten.

De parcours coördinator meldt per obstakel waar de eerste deelnemer zich bevindt. Hoe meer hindernissen er gemeld worden, hoe meer rust er heerst in de CP. Natuurlijk zijn er soms wat opstart perikelen, maar alles wat de parcours coördinator tegenkomt wordt direct opgelost door de herstelploegen.

Zodra de eerste deelnemers de Walhalla Steps beklimmen weten we in de CP dat het parcours klopt. Vanaf dat moment gaan we verder met het monitoren van het parcours en het start-finish gebied. Soms ontstaan er bijvoorbeeld kleine wachtrijen op het parcours of bij facilitaire zaken zoals de garderobe- of de startnummertent. Op het moment dat een melding binnenkomt bepalen we hoe we deze rijen kunnen verminderen en handelen we daarop met hulp van bijvoorbeeld de start-finish coördinator.

Andere voorbeelden zijn delen van hindernissen die tijdens de run een reparatie nodig hebben. Hoe goed deze ook vooraf ook worden gecontroleerd, kan het natuurlijk voorkomen dat na de 3651e deelnemer toch wat herstel nodig is hier en daar. De herstelploegen staan altijd paraat om problemen direct op te lossen, soms is het een kwestie van een extra touw toevoegen. Maar het kan ook voorkomen dat de sproeiers van de Mud Slide vol zand komen te zitten, het obstakel moet dan korte tijd dicht, om de slang af te koppelen, door te spoelen en weer te installeren.

Ongeveer tien minuten na de laatste start volgen we de allerlaatste loper van de dag. Alle vrijwilligers waar de laatste deelnemer voorbij gekomen is mogen het obstakel weer netjes en gereed maken voor de volgende dag. Vervolgens worden de vrijwilligers teruggebracht naar de crewtent, waar zij bedankt worden voor hun inzet met een voucher om zelf een keer gratis mee te lopen. De sector commandanten controleren alle linten, hekken, obstakels en eventueel afval. Om alles weer netjes gereed te hebben voor de volgende dag.

In de CP worden we per obstakel op de hoogte gehouden van de locatie van de laatste deelnemers. Zo kunnen wij zaken regelen zoals het afschalen van de reddingsbrigade of verkeersregelaars, het binnenhalen van kostbare zaken vanaf het parcours en de controle rondes laten uitvoeren.

Zodra alle vrijwilligers en deelnemers van het parcours af zijn, fietsen de sectorcommandanten door hun eigen sector om alles nogmaals goed te controleren. De herstelploegen controleren nog een keer alle hindernissen. Tijdens sommige edities is er op de zondag een Family Edition, in dat geval wordt het parcours zaterdagavond aangepast zodat kids en ouders er zondag overheen kunnen gaan.

Dan is het tijd om te verzamelen bij de Centrale Post (CP)/trailer. We sluiten de dag centraal af met de hele ploeg met een korte evaluatie van de dag en belangrijke punten voor de volgend dag. Aan het einde proosten we met z’n allen op een geslaagde dag en gaan we met z’n allen een hapje eten. Oorah!

De zondag is voor een deel een herhaling van de zaterdag. Maar zodra de laatste groep lopers van start gaat, start een nieuw proces. Op het moment dat de laatste deelnemers voorbij een deel van het parcours zijn, starten we met het opruimen van lint, prikkers, hekken en soms zelfs al de obstakels. Ook op het start finish gebied kunnen sommige faciliteiten langzaamaan opgeruimd worden. De startnummers tent is bijvoorbeeld niet meer nodig aan het einde van deze dag. We vinden het belangrijk dat onze deelnemers hier geen last van hebben, we ruimen dus alleen plekken op waar deelnemers geen hinder van ondervinden.

Het afbreken van hindernissen wordt altijd aangestuurd door de CP. De CP heeft overzicht over de prioriteiten, zoals radio’s bij verzorgingsposten of dure onderdelen van hindernissen. De afbouw op zondagavond beperkt zich vaak tot de kleine ‘ophaal’ hindernissen, eigenlijk de obstakels die gemakkelijk (soms in delen) op een aanhanger teruggereden kunnen worden naar de logistieke opslag. In de CP wordt bijgehouden welke hindernissen zijn teruggebracht, hoe meer er op zondagavond al wordt weggehaald, hoe rustiger de rest van de afbouw kan verlopen. Soms staat de eerste vrachtwagen namelijk maandagochtend alweer op het terrein om te laden voor het volgende evenement.

Op hetzelfde moment worden op het start-finish gebied alle finishshirts, medailles, merchandise, aankleding en dergelijke al ingeladen in een bakwagen die dezelfde avond nog terugrijdt naar ons kantoor in Cuijk.

Het einde van de tweede dag is te vergelijken met het einde van de eerste dag. Alleen dan met iets meer wallen onder de ogen van een aantal collega’s. We sluiten centraal af, iedereen wordt bedankt voor zijn inzet en we gaan gezamenlijk eten. Sommige evenementen verlopen geheel vlekkeloos, maar soms kom je ook zaken tegen die minder soepel lopen. Ongeacht het verloop, op zondagavond zit de editie erop en hebben we met een groot team gewerkt om de editie weer succesvol af te ronden. Daarna is het vooral mooi om online alle reacties terug te lezen, hier doe je het als eventmanager uiteindelijk allemaal voor. Deelnemers laten afzien met een glimlach, daar worden we als eventmanager gelukkig van!



Op naar de volgende…..Oorah!


Sam van den Brink
Event Manager NL