Odin, we have a problem!
Nach einem erfolgreichen Saisonstart mit dem Trail Run in Wijchen, Niederlande und der Mud Edition in Fürstenau, Deutschland, bereitet sich das Strong Viking Team auf den ersten Strong Viking Trail Run in Belgien vor. Mit über 1.800 Anmeldungen ist diese Edition der größte Trail Run in den Niederlanden und Belgien. Event Manager Djon und sein Bauteam starteten am Montag mit dem Aufbau und sind nun schon fast startklar: „Die Strecke ist fertig und wir arbeiten nun an den letzten Zügen. Das gehackte Holz muss nur noch zu den Feuerstellen gebracht werden und morgen werden unsere Sektor Kommandanten noch einmal den Kurs überprüfen. Kurzum: Wir freuen uns drauf!“
Na een succesvolle start van het seizoen met de Trail Run in Wijchen en de Mud Edition in het Duitse Furstenau, maakt het team van Strong Viking zich op voor de eerste Strong Viking Trail Run in Belgie. Met ruim 1800 inschrijvingen is deze editie in één klap de grootste trailrun van Nederland en België. Eventmanager Djon en zijn bouwteam zijn op maandag begonnen met de opbouw en inmiddels bijna klaar om los te gaan: ”Het Parcours staat klaar en we zijn nu bezig om de laatste puntjes op de spreekwoordelijke i te zetten. Het hout hoeft alleen nog naar de vuurkorven gebracht te worden en morgen lopen onze sector commandanten het Parcours nog een keer na. Kortom: We hebben er zin in!”
Donnerstag 12. März
Der Rest der Strong Viking-Mitarbeiter machen sich ebenfalls bereit, nach Balen, Belgien aufzubrechen. Die komplette Crew ist immer am Tag vor der Veranstaltung anwesend, um seine Tätigkeiten vor Ort vorzubereiten. Im Büro werden die letzten Teilnehmerlisten heruntergeladen, die Speicherkarten für die Fotografen sind sicher in der Kameratasche verstaut und die Route nach Belgien ist im Navigationssystem eingegeben. Wir sind startbereit!
"Bevor ihr geht, es gibt um 15:00 Uhr eine Pressekonferenz über das Coronavirus. Es gibt neue Vorschriften" ertönt es auf dem Korridor des Hauptquartiers von Strong Viking. Ugh... Als Organisator von Großveranstaltungen waren wir natürlich über die Entwicklungen des Covid-19-Virus informiert, aber bis heute betrafen die Maßnahmen nur die Provinz Brabant. Strong Viking kommt zwar aus 'Brabantse' Cuijk, aber unsere niederländischen Veranstaltungen finden in 'Gelderland' und 'Nord Holland" statt. Außerdem hatte auch die belgische Regierung keine beunruhigenden Maßnahmen ergriffen, so gab es also bisher keinen Grund, an eine Absage unserer Veranstaltungen zu denken. Bis jetzt.
Während wir den Livestream der Niederländischen Nachrichten verfolgen, warten wir gespannt auf die Ankunft des Präsidenten und seines Teams. Per Telefon stehen wir in direktem Kontakt mit Djon, dem Event Manager in Belgien, wo zur gleichen Zeit zusätzliche Regelungen bekannt gegeben werden. Die Stimmung im Raum ist ziemlich nervös. Dies sollte die bisher größte Strong Viking-Saison werden, mit nicht weniger als 100.000 Wikinger, die unsere Walhalla Steps erklimmen, verteilt auf 25 Editions. Mögliche Regelungen könnten dieses Ziel in Gefahr bringen.
"Oh nein..., schlechte Nachrichten", sagt Djon. Mit einem etwas anderen Wortlaut, als es hier geschrieben steht. "Die belgische Regierung verbietet alle Veranstaltungen mit mehr als 100 Besuchern". Und jetzt? Keine Zeit, weiter zu reden, denn der Bürgermeister von Balen ist am Telefon. Inzwischen hat die Pressekonferenz in den Niederlanden begonnen. Als der Minister mit der Liste der nationalen Maßnahmen beginnt, ist es totenstill. "Veranstaltungen, Zusammenkünfte mit mehr als 100 Personen, werden in den ganzen Niederlanden abgesagt", sagt der Minister für medizinische Versorgung und Sport. Die Worte kommen laut und deutlich rüber. Bevor der Minister mit den restlichen Maßnahmen abschließt, beeilen sich die Kollegen, ihre rot glühenden Telefone zu beantworten. "Besprechung in 5 Minuten!" schallt es aus dem Strong Viking Management Büro.
Von diesem Moment an läuft alles im 'Schnell-Zeitraffer'-Modus. Die Vorschriften bedeuten, dass wir sowohl den bevorstehenden Trail Run in Belgien als auch die Mud und Family Edition in Nimwegen absagen müssen. Eine 'Muss-Absage', so fühlt es sich im Moment an. Die Strecken waren eingezeichnet, die neuen Hindernisse stehen zum Aufbau bereit und der Ticketverkauf läuft besser denn je. Kurz gesagt, wir haben ein Problem.
Wo beginnen wir mit der Kommunikation? Die Teilnehmenden müssen so schnell und so gut wie möglich über die Auswirkungen informiert werden. Es ist Aufgabe der Marketingabteilung, eine gute und klare Stellungnahme an die Teilnehmer zu verfassen. Diese Botschaft muss aus dem Niederländischen ins Englische und Deutsche übersetzt werden. Schließlich gibt es bei Strong Viking nicht nur Niederländisch sprechende Teilnehmer. Die Texte und Teilnehmerlisten werden in einer Mailing Kampagne aufbereitet. Um 17:00 Uhr werden die E-Mails verschickt.
Alle bleiben im Büro, es gibt noch viel zu tun. Wir bauen die Veranstaltungen von Strong Viking nicht allein auf. Dafür haben wir viele loyale Partner, mit denen wir eng zusammenarbeiten, wie Zeltbauer, Fotografen und Catering-Service. Das bedeutet auch kein Einkommen für sie und eine Menge Unsicherheit in den kommenden Monaten. Um 20.30 Uhr sitzt das ganze Team stillschweigend zusammen und versucht, eine Pizza reinzubekommen. Lasst uns für heute den Tag beenden. Und was für ein Tag es war...
In den folgenden Wochen folgten die Regelungen sehr schnell aufeinander. Neben dem Trail Run und der Mud/Family Edition in Nijmegen, der Mud/Family Edition in Gent, der Hills/Family Edition in Amsterdam und verschwanden schließlich die Water Editions von Frankfurt, Nijmegen und Karlsruhe aus Strong Viking Kalender. Eine unverkennbare Enttäuschung, denn hinter jeder der 55.000 E-Mail-Adressen, der wir diese schlechten Nachrichten zu melden haben, verbirgt sich ein zukünftiger Wikinger, der unsere Walhalla Steps mit einem breiten Lächeln trotzt. Aber der Unglaube hat auch im Strong Viking HQ Raum für Verständnis geschaffen. Verständnis für die von der Regierung erlassenen Vorschriften. Es gibt jetzt einfach wichtigere Themen die rund um die Welt gehen. Im Jahr 2019 haben wir Wikinger aus nicht weniger als 63(!) verschiedenen Ländern willkommen geheißen. Jedes Risiko, das eingegangen wird, ist ein zu großes Risiko. So sehr wir uns wünschen, dass unsere teilnehmenden Wikinger gemeinsam Walhalla erreichen, so sehr ist die Gesundheit das Wichtigste. Immer.
Auf dem Wikingerschiff sind alle Mann an Deck. Wir versuchen, alles so gut wie möglich zu kompensieren und Euch bei Fragen so schnell wie möglich zu helfen. Cynthia arbeitet sich mit den #VikingsAtHomeChallenges den Arsch ab und die ersten Ideen für eine Strong Viking Home Edition sind auf dem Papier. Die Herzerwärmenden Reaktionen, das Verständnis und die Unterstützung unserer treuen Wikinger halten uns in Atem. Ganz gleich, wie hart und furchterregend Wikinger manchmal scheinen, unsere Herzen schlagen dadurch schneller.
Lasst uns dieses Hindernis gemeinsam überwinden.
Bleibt sicher, Vikings.
Oorah!