Event manager bei Strong Viking

Seit mehr als sechs Jahren organisiert Strong Viking Hindernisläufe. Das ganze Jahr über arbeitet unser Team im Headquarter in Cuijk daran die Läufe umzusetzen. Das Team Operations besteht aus drei Event Managern, jeder ist für ein Land verantwortlich. Belgien, Deutschland oder in meinem Fall, die Niederlande. Ich (Sam) bin also für die Läufe in Spaanwouder (Amsterdam), am Berendonck (Wijchen/Nimwegen) und den neuen Trail Run in Wanroij verantwortlich.

Einfach gesagt, ich bin für das Design von Parcours und des Start-/Zielgebietes zuständig und auch verantwortlich für die Umsetzung. Es ist vielleicht nicht so einfach wie es sich anhört und geht über das einfach markieren von Standorten und dem Bau von Hindernissen hinaus. Die Planung nimmt viel Zeit, Feedback und Änderungsrunden in Anspruch. Das ist es aber Wert, wenn am Ende alle Vikings ein tolles Erlebnis und einen Tag voll Abenteuer mit nach Hause nehme konnten.

Ein anderes Team ist verantwortlich neue Standorte zu beurteilen und erschließen. Sobald diese die Zustimmung der Eigentümer und der örtlichen Behörden eingeholt haben, kann ich mit meinem Lieblingspart anfangen: einen komplett neuen Parcours designen.

Meistens findet der erste Besuch eines neuen Geländes in einem Offroad Fahrzeug statt. Im Normalfall drehen wir die erste Runde mit den Grundstückseigentümer. Es zeigt uns alle Sweet Spots wie steile Hänge, Flüsse, Seen und andere Highlights die das Areal zu bieten hat. Auch die Stücke, welche wir nicht betreten dürfen kommen dann zur Sprache. Hier geht es meistens um Naturschutzgebiete und Biotope. Wichtig sind natürlich auch Flächen auf denen wir Grabarbeiten durchführen dürfen. Das Loch für den fjord Drop zum beispiel ist 15m breit, 18m lang und 2m tief. Dazu muss der Boden in der Lage sein das gigantische Gerüst zu tragen und gefüllt werden möchte das Loch ja auch. Es muss also eine ausreichende Wasserversorgung in der Nähe geben. Es gibt also viele Dinge, die bedacht werden müssen.

Der nächste Schritt ist der Sprung aufs Rad oder in die Laufschuhe. GPS Uhr starten und los. So findet man die schönsten Parts des Geländes und auch kleine Wege bleiben einem so nicht verborgen. Wenn ich eine potentielle Stelle für ein Hindernis finde, laufe ich einmal komplett um diese Fläche herum. Am Laptop kann ich diese später so besser wiederfinden.

Zurück im Büro schließe ich meine Uhr an den Laptop an und lade die Daten auf Goole Earth hoch. So bekomme ich einen Überblick welche Wege ich nutzen kann und wie die Flächen genau verteilt sind. Im nächsten Schritt lege ich drei individuelle Runden an für 7, 13 und 19km. Jeder Loop sollte immer wieder zurück zum Start-/Zielgelände führen. Auf diese Weise entfernen sich die Teilnehmer nie weiter als 4 km vom Start. Das ist nicht nur nützlich für Zuschauer, die ihre Läufer besser verfolgen können, sondern auch für unser Team und unseren Sanitätsdienst. Sollte etwas passieren, sind diese innerhalb kürzester Zeit an der Einsatzstelle. Zum Glück, kommt dies nicht zu häufig vor.

Wieder ein weiteres Team ist kontinuierlich mit der Entwicklung der Hindernisse beschäftigt. Neben der eigenen Kreativität wird hier natürlich auch der Input von Kollegen und natürlich euch mit eingebracht. Zur Zeit kann ich aus einem Repertoire von 65 Hindernissen wählen. Jedes Hindernis ist gebunden an 7, 13 oder 19 Kilometer und teilweise auch die verschiedenen Editions: Mud, Hills, Water oder Brother. Mein Job ist es, eine gute Balance aus (Griff-)Kraft, Schlamm, Teamwork, Mothorik und Konditionshindernissen zu finden.

Durch Gespräche mit meinen Kollegen und dem jeweiligen Co-Event Manager sowie unvorhersehbare Umstände ändert sich der erste Entwurf noch recht häufig. Manchmal sogar noch einen Tag vor der Veranstaltung! Der wichtigste Punkt ist aber natürlich immer das Erlebnis der Teilnehmer und damit auch der Flow des Parcours. Wenn der Flow auf dem Trail nicht gut ist, dann leidet auch das Erlebnis. Niemand wartet gerne lange und das gilt es zu verhindern. Entsprechend sind also auch die Hindernisse verteilt. Hindernisse mit hohen Kapazitäten wie die Dragon Ropes stehen eher am Anfang und so etwas wie die Monkey Snakes kommt dann erst, wenn die Läufer sich schon gleichmäßig verteilt haben.

Eine gute Frage und echt schwer zu beantworten. Während des Laufes bekomme ich natürlich selbst schon relativ viel Feedback. Meine Kollegen, egal ob auf dem Start-/Zielgelände oder auf der Strecke, bekomme natürlich auch jede Menge mit. Nach den Veranstaltungen werten wir natürlich auch euer Feedback in den sozialen Medien aus. Wir versammeln immer so viel Infos wie möglich und sind über jeden Hinweis dankbar.

Da ich selber während des Laufes in der Veranstaltungsleitung sitze und nichts vom Parcours mitbekomme, dienen mir meine Kollegen auf der Strecke als Augen und teilen mir alles mit was auf der Strecke und mit den Hindernissen passiert.
All diese Infos nehmen wir direkt nach der Veranstaltung mit in eine Feedbackrunde und ändern, falls nötig, noch die Planung von Veranstaltungen die bereits im Aufbau sind und wir als Event Manager lernen immer etwas dazu, was uns dabei hilft die Routenführung zu optimalisieren.

Strong Viking sammelt von Event zu Event immer mehr Erfahrung auf unterschiedlichen Geländen in verschiedenen Ländern. Fehler werden so vermieden und die Qualität der Veranstaltungen wächst immer ein bißchen weiter.

Das war eine Kurze Zusammenfassung, was ich als Event Manager bei Strong Viking hauptsächlich zu tun habe. Es macht einfach unfassbar viel Spaß natürliche Hindernisse, Strong Viking obstacles, die richtige Distanz zu einem tollen Event zu kombinieren.

Wir sehen uns beim nächsten Lauf!

Sam
Event Manager NL