Wir haben bereits vor zwei Wochen mit dem Aufbau der Hindernisse und Einrichtungen begonnen und endlich ist der große Moment fast da! Das allerletzte, was ich, (Sam) Eventmanager Niederlande, am Freitag mache, ist die Überprüfung aller Pakete und Dokumente für die Sektor Kommandanten. Jeder Sektor Kommandant ist für einen Teil der Strecke und viele Freiwillige verantwortlich. Am Tag der Veranstaltung erhalten sie ein Paket mit Walkie-Talkies, Flyern, Beschreibungen und Listen der Freiwilligen für ihren Bereich. Sie benötigen dieses Paket, um die Freiwilligen auf die richtige Weise willkommen zu heißen und ihren Sektor für die ersten Teilnehmer vorzubereiten.

Der Hauptgrund, warum ich die letzte Person bin, die am Freitag vor Ort ist, ist sicherzustellen, dass ich einen letzten Check machen kann, bevor die Veranstaltung wirklich los geht. Ich gehe noch einmal den kommenden Tag in meinem Kopf durch. Von der Ankunft des ersten Kollegen bis zum letzten Teilnehmer, der den Parkplatz verlässt. Wenn alles doppelt überprüft ist, verlasse auch ich das Gelände und trinke im Hotel oder zu Hause ein Feierabendbier. Am nächsten Morgen ist es dann endlich Zeit für die Veranstaltung.

Mein Wecker klingelt um 6 Uhr morgens, so dass ich um 6.30 Uhr am Central Post (CP) sein kann, eine halbe Stunde bevor alle anderen ankommen. Zu diesem Zeitpunkt sorgt die nächtliche Security immer dafür, dass eine Tasse Kaffee für uns bereitsteht. Ich trinke lieber Tee, also muss ich meine Tasse Tee immer selbst machen. Aber natürlich ist es der Gedanke, der zählt 😊.

Um 6.30 Uhr bin ich nicht der Einzige am Trailer. Der Kommunikator ist ebenfalls sehr früh dran. Der Kommunikator ist dafür verantwortlich, alle Walkie-Talkies auszuhändigen und am Ende des Tages wieder einzuliefern. Gegen 6.50 Uhr melden sich dann die ersten Kollegen am Trailer, um ihr Walkie-Talkie abzuholen.

CP ist die Abkürzung für Central Post (Zentraler Posten). Die meisten von euch haben wahrscheinlich den großen Strong Viking Trailer (Anhänger) bei einer unserer Veranstaltungen gesehen. Dieser Trailer ist eigentlich unser Basislager bei allen Veranstaltungen. Neben der Kaffeemaschine befinden sich verschiedene Werkzeuge und ein mobiles Büro mit allen Bürogeräten, die wir benötigen. Dieses Büro ist auch der Standort des CP während einer Veranstaltung.

Der CP ist der Ort, an dem die gesamte Kommunikation aller Walkie-Talkie-Kanäle empfangen wird. Die gesamte Kommunikation während einer Veranstaltung läuft über Walkie-Talkies. Um den Eventablauf für alle Kollegen, die sich auf dem Gelände befinden, überschaubar zu halten, kommunizieren wir über dreizehn verschiedene Kanäle. Im CP hören wir alle Kanäle und der Kommunikator protokolliert die gesamte Kommunikation. Der Eventmanager bleibt immer in der Nähe des CP und trifft die notwendigen Entscheidungen. Der Kommunikator ist für die Kommunikation verantwortlich. So kann der Eventmanager für Telefonate und Gespräche mit Personen am Trailer, verfügbar bleiben.

Zwei Reparatur-Teams überprüfen jeweils einen Teil der Strecke. Sie befreien die Hindernisse von den rot-weißen Absperrbändern, platzieren alle Zäune, prüfen den Verlauf der Strecke und reparieren bei Bedarf die letzten Dinge. Sie sind die allerletzten, die die gesamte Strecke überprüfen, bevor die ersten Teilnehmer an den Start gehen.

Zur gleichen Zeit kocht der Start-Ziel-Koordinator Kaffee und Tee für die Freiwilligen, die sich um 8.00 Uhr im Crew-Zelt anmelden werden. Außerdem öffnet er alle Zelte und Sonnenschirme im Start-Ziel-Bereich. Bei schlechtem Wetter achtet er zusätzlich darauf, alle Zelte mit Heizpilzen und Lampen zu versorgen. Er ist dafür verantwortlich, dass der Start-Ziel-Bereich für die ersten Teilnehmer bei ihrer Ankunft vorbereitet ist.

Die Volunteers melden sich im Crew-Zelt an, werden mit einer Tasse Kaffee oder Tee begrüßt und erhalten eine Einweisung für den Tag. Die ersten Freiwilligen, die in Aktion treten, sind die im Registrations-Zelt. In der Regel kommen die ersten Teilnehmer um 8.00 Uhr an, daher wollen wir das Registrations-Zelt so schnell wie möglich öffnen. So können die ersten Teilnehmer bereits ihre Startnummer abholen.

Volunteers für die Strecke werden vom Sektor Kommandanten des jeweiligen Sektors, in dem sie an diesem Tag stehen werden, begrüßt. Sie erhalten weitere Anweisungen und werden an ihrer Position abgesetzt. Insgesamt müssen wir bis 9.00 Uhr etwa 100 Freiwillige im Start-Ziel-Bereich und auf der Strecke einsetzen. Wir sind sehr froh, dass wir bei jeder Ausgabe auf diese fabelhaften Menschen zählen können. Ohne unsere fanatischen Volunteers wäre es unmöglich, diese Veranstaltungen zu organisieren! Also ein großes Dankeschön an alle!

Der Start-Ziel-Koordinator meldet gegen 8.30 Uhr, wenn ein Zelt bereit ist zu Öffnen. Große Hindernisse, wie der Fjord Drop und Flying Ragnar, werden ebenfalls gemeldet, wenn sie einsatzbereit sind. Schließlich berichten die Sektor Kommandanten, wenn alle Freiwilligen auf ihrer Position sind. Im CP sehen wir nur die vier Wände unserer Kommunikationszentrale, wir können nichts außerhalb des Trailers sehen. Wir sind "blind" und auf die Kommunikation über die Walkie-Talkies angewiesen. Du kannst dir vorstellen, wie seltsam dieses Gefühl ist.

Es ist der Moment, für den du Monate zusammen mit dem gesamten Team drauf hingearbeitet hast. Die Genehmigung ist da, die Strecke ist kreiert und aufgebaut und die Sprinkleranlagen des Fjord Drops sind eingeschaltet. Kurz gesagt: LOS GEHT’S!



Wie die Story weitergeht, nachdem der erste Teilnehmer gestartet ist? Nächste Woche in einem neuen Blog…