Ein Veranstaltungstag bei Strong Viking - teil 2

Die Zeit ist endlich gekommen. Der Moment, auf den wir seit Monaten hinarbeiten. Das erste 'Oorah' von Cynthia hallte über den Start-Ziel-Bereich und die erste Gruppe von Teilnehmern startete ihre Strong Viking Reise. Für mich (Sam) im CP (Zentralen Posten) ein sehr wichtiger Test: Ist die Strecke korrekt? Sind alle Zäune an der richtigen Stelle? Funktionieren die Hindernisse? Haben wir an die Hammer für den Hammer Banger gedacht? Ist der Strom in Thor‘s Lightning eingeschaltet? All diese Gedanken werden mich in den nächsten zwei Stunden verfolgen.

Sobald der erste Teilnehmer gestartet ist, ist der Streckenkoordinator bereit, dieser Person zu folgen. Nur so kann man 100% sicher sein, dass die gesamte Strecke perfekt ist. Für diesen Job sind immer zwei Personen verantwortlich, einfach weil man nicht alle Teile der Strecke mit dem Fahrzeug befahren kann. An einigen Stellen muss ein Kollege mit dem Teilnehmer laufen, um die Strecke visuell überprüfen zu können. Das macht bei der OCR-Serie besonders viel Spaß. Man hört ein Keuchen durch das Walkie-Talkie. Dann weiß man, dass die Athleten ein gutes Tempo haben.

Der Streckenkoordinator meldet jedes Hindernis, das der erste Teilnehmer erreicht. Je mehr Hindernisse gemeldet wurden, desto mehr Frieden und Ruhe erreicht der CP. Natürlich mag es einige Startprobleme geben, aber alles, was der Streckenkoordinator in seiner ersten Runde sieht, wird sofort von einem der Reparaturteams gelöst.

Sobald die ersten Teilnehmer die Walhalla Steps besteigen, wissen wir, dass die Strecke funktioniert. Von diesem Moment an überwachen wir weiterhin die Strecke und den Start-Ziel-Bereich. Manchmal bilden sich kleine Warteschlangen auf der Strecke oder in anderen Einrichtungen wie der Garderobe oder der Registrierung. In dem Moment, in dem so eine Art Meldung reinkommt, entscheiden wir, wie wir dieses Problem lösen können und bitten bei Bedarf, den Start-Ziel-Koordinator um Hilfe.

Andere Beispiele sind Teile von Hindernissen, die während des Laufs eine kleine Reparatur erfordern könnten. Wir können sie vor dem Lauf nach Belieben überprüfen, aber manchmal kann es nach Teilnehmer 3.651 zu nötigen Reparaturen kommen. Die Reparaturteams sind immer bereit, Probleme sofort zu lösen. Es könnte eine kleine Sache sein, wie das Hinzufügen eines zusätzlichen Seils. Es ist aber auch möglich, dass die Sprinkler der Schlamm-Rutsche voller Sand sind. Dann müssen sie das Hindernis für kurze Zeit schließen, den Schlauch lösen, den Schlauch spülen und wieder einbauen.

Etwa zehn Minuten nach der letzten Startwelle folgen wir dem allerletzten Teilnehmer des Tages. Wenn dieser Teilnehmer über ein Hindernis hinausgeht, können die Volunteers damit beginnen, es für den nächsten Tag vorzubereiten. Danach werden sie zurück ins Crew-Zelt gebracht, wo wir ihnen danken und ihnen einen Gutschein für ein Freiticket geben, damit sie das nächste Mal selbst laufen können. Die Sektor Kommandanten überprüfen alle Bänder, Zäune, Hindernisse und sammeln den Müll ein. So ist alles wieder fertig für den nächsten Tag.

Im CP erhalten wir ein Update über jedes Hindernis, das der letzte Teilnehmer überwunden hat. So können wir auch damit beginnen, Einrichtungen wie das Rettungsteam und der Verkehrsleitung zu verkleinern, Wertsachen von der Strecke zu holen und die Endkontrolle für den Tag zu beginnen.

Sobald die Freiwilligen und Teilnehmer die Strecke verlassen haben, werden die Sektor Kommandanten mit dem Fahrrad eine letzte Runde machen, um alles in ihrem eigenen Sektor zu überprüfen. Die Reparaturteams überprüfen alle Hindernisse erneut. Einige Ausgaben haben am Sonntag eine Family Edition, in diesem Fall passen wir die Strecke am Samstagabend an, so dass sie für alle Wikinger-Kinder und Eltern am Sonntag bereit ist.

Dann ist es an der Zeit, sich am CP/Trailer zu treffen. Wir beenden den Tag zusammen mit der gesamten Crew mit einer kurzen Bewertung des Tages und wichtigen Punkten für den nächsten Tag. Am Ende stoßen wir auf den erfolgreichen ersten Tag an und gehen gemeinsam essen. OORAH!

Teilweise ist der Sonntag eine Wiederholung des Samstags. Aber sobald die letzte Gruppe von Teilnehmern beginnt, startet auch ein neuer Prozess. In dem Moment, wo die letzten Teilnehmer an einem Teil der Strecke vorbei sind, beginnen wir mit Aufräumarbeiten der Strecken-Bänder, Zäune und manchmal sogar der Hindernisse. Im Start-Ziel-Bereich können wir mit dem Abbau der ersten Einrichtungen beginnen. Wir werden das Startnummern-Zelt nicht mehr benötigen, also können wir anfangen, dieses Zelt zu reinigen. Es ist uns wichtig, dass unsere Teilnehmer davon nicht gestört werden, deshalb beginnen wir erst mit dem Aufräumen von Orten, an denen es keine Teilnehmer mehr gibt.

Der Abbau von Hindernissen wird immer vom CP geleitet. Der CP hat die Kontrolle über Prioritäten, wie z.B. Funkgeräte und teure Teile von Hindernissen, die in die Logistik zurückkehren müssen. Der Abbau am Sonntag beschränkt sich in der Regel auf die kleinen "Pick up"-Hindernisse, die wir (teilweise) leicht in die Logistik zurückfahren können. Im CP behalten wir den Überblick über die Hindernisse, die bereits zurück sind, je mehr wir am Sonntag von der Strecke entfernen, desto reibungsloser verläuft der Rest der Demontage. Manchmal ist der erste LKW bereits am Montagmorgen auf dem Gelände, um für das nächste Event zu laden.

Gleichzeitig werden im Start-Ziel-Bereich alle Finisher-Shirts, -Medaillen und Merchandise-Artikel in einen Kleinlaster verladen, der noch am selben Abend zum Büro in Cuijk zurückfährt.

Das Ende des zweiten ist ähnlich dem Ende des ersten Tages. Nur mit etwas mehr Augenringen bei einigen Kollegen. Wir beenden den Tag gemeinsam, allen wird für ihre Mühe gedankt und wir genießen gemeinsam einen Happen. Einige Veranstaltungen laufen völlig makellos ab, aber manchmal gibt es Dinge, die etwas weniger reibungslos ablaufen. Wie auch immer es gelaufen ist, am Sonntagabend ist die Edition beendet und wir haben mit unserem großen Team hart daran gearbeitet, diese Ausgabe zu einem großen Erfolg zu machen. Nach der Veranstaltung ist es erstaunlich, alle Online-Reaktionen zu lesen. Am Ende ist es genau das, wofür wir es doch tun. Die Teilnehmer mit einem Lächeln zum Schwitzen zu bringen, macht mich als Eventmanager sehr glücklich!

Auf zur nächsten… OORAH!


Sam van den Brink
Event Manager Netherlands